Solution name: kYOsurveyIT
Beschrijving
KYOsurveyIT is een speciaal ontwikkelde webenquête waarmee u een duidelijk beeld krijgt van de afdruk- en kopieerbehoeften van uw eindgebruikers. Op basis van een aantal standaardvragen en mogelijke antwoorden (vervolgkeuzelijst) geven we u inzicht in de gebruiksmogelijkheden van documenten, printers, faxen, fotokopieerapparaten en scanners. Op het einde stellen we een aantal vragen over tevredenheid, technische eigenschappen van de apparaten, technische interventies en de responsiviteit van de helpdesk.
Het is uiteraard de bedoeling om zo veel mogelijk werknemers uit te nodigen om aan de enquête deel te nemen, via een unieke link, die via e-mail naar de eindgebruikers wordt verstuurd. Op basis van de antwoorden die we krijgen maken wij dan voor u een rapport met overzichtelijke tabellen op basis van de analyse van de antwoorden. Samen met uw IT-integrator en/of KYOCERA kunnen deze gegevens worden geïnterpreteerd om tot een duidelijke afdrukstrategie te komen. Deze strategie moet u in staat stellen om de juiste beslissingen te nemen, toestellen te installeren die aan de behoeften van de eindgebruiker beantwoorden en de oplossingen te kiezen die hun werk zal gemakkelijker zal maken.
Implementatie
Van uw kant is er geen enkele actie nodig om deze webenquête te starten. Uw IT-integrator zal een verzoek richten tot KYOCERA en wij doen het nodige om de unieke link en de opmaak van de webpagina’s aan te passen met het logo van uw IT-integrator. Via e-mail nodigt u vervolgens uw werknemers uit om deel te nemen aan deze enquête. Het is belangrijk om zoveel mogelijk antwoorden te verzamelen. Daarom raden we u aan om na een tiental dagen opnieuw een uitnodiging naar uw werknemers te sturen om hen aan te sporen aan de enquête deel te nemen.
Systeemvereisten
Het enige wat de klant nodig heeft, is een pc met internettoegang om uw werknemers toe te laten een e-mail te ontvangen en onze extern gehoste webenquête in te vullen.
Kosten + resultaat
De eindgebruikerskosten van KYOsurveyIT bedragen €260, inclusief het generen van een rapport met de antwoorden van uw werknemers op de vragen uit de webenquête. Dit rapport bevat dezelfde onderdelen als de webenquête en vergelijkt waar mogelijk uw gegevens met de marktgegevens.
· Documenten: hoe gebruik ik ze, vertrouwelijk afdrukken enz.
· Printers: gebruik van afwerkingsopties, afstand tot werkplek, gebruik van kleur enz.
· Faxen: gebruik, afstand tot werkplek, distributie van documenten
· Multifunctionele / Kopieertoestellen: gebruik van afwerkingsopties, afstand tot werkplek, gebruik van kleur, nood aan opleiding enz.
· Tevredenheid: technische eigenschappen van de toestellen, technische interventies, responsiviteit van de helpdesk
Return On Investment
In slechts enkele minuten kan een schat aan informatie worden verzameld. Zelf een gebruikersenquête opzetten en verwerken is een tijdrovende en dure aangelegenheid, en niet iets wat gedaan kan worden zonder de jarenlange ervaring van KYOCERA op dat gebied. Omdat de betrokkenheid van de eindgebruikers met hun afdruk- en kopieeromgeving zo groot is, ligt het antwoordpercentage ook altijd erg hoog, wat in grote mate bijdraagt tot de hoge betrouwbaarheid van de verzamelde gegevens. De analyse van de gegevens is eveneens een tijdrovende taak. Uw IT-integrator en/of KYOCERA kunnen u helpen met de interpretatie van deze resultaten zodat u een gefundeerde beslissing kunt nemen over uw toekomstige afdrukstrategie.
Deze oplossing biedt een antwoord op de volgende noden:
De huidige budgetten laten niet toe om aan de behoeften te voldoen.
o Een volledige analyse van de behoeften en tevredenheid van de gebruikers opstellen en uitvoeren kost u minstens twee weken. KYOCERA neemt deze complexe en tijdrovende taak op zich met KYOsurveyIT . U hoeft maar een dag uit te trekken om de eindanalyse te bestuderen, wat een aanzienlijke besparing in tijd en kosten oplevert.
o KYOsurveyIT geeft u een duidelijk zicht op de gebruikte opties, niet-gebruik van bepaalde opties en eventuele nood aan opleiding bij de gebruikers. Met de verhoogde visibiliteit die u op deze manier krijgt, kunt u de echte noden van uw eindgebruikers beter (her)evalueren.
De analyse van behoeften, gewoonten en de tevredenheid van de gebruikers neemt veel tijd in beslag en is zeer complex.
o KYOsurveyIT verlost u van deze complexe en tijdrovende taak: opzet en uitvoering van een volledige analyse van de behoeften, gewoonten en de tevredenheid van de gebruikers. U hoeft alleen de eindanalyse te bestuderen.
Er zijn te veel verschillende toestellen waarmee de gebruikers onvoldoende vertrouwd zijn, en die ze dus niet altijd correct gebruiken.
o Aan de hand van gerichte vragen krijgt u via KYOsurveyIT een duidelijk zicht op de door medewerkers gebruikte toestellen en opties, en of deze opties volgens de medewerkers aan de behoeften voldoen en of er voldoende informatie beschikbaar is (opleiding, onlinedocumentatie, zelfstudie).
Er zijn teveel gebruikers per apparaat waardoor wachtrijen ontstaan en de apparaten overbelast kunnen raken.
o Via KYOsurveyIT krijgt u een duidelijk zicht op de tevredenheid van de eindgebruikers, het aantal gebruikers per toestel en eventuele wachttijden aan deze toestellen.
Afdrukken gaat te traag.
o Door in de enquête vragen te stellen over de afdruksnelheid kan men de tevredenheid van de gebruikers hierover meten.
Wat niet gemeten wordt, wordt niet beheerd. Het is moeilijk om te volgen wie wat afdrukt, kopieert, faxt of scant, en waar en wanneer, en er vervolgens voor te zorgen dat alles op een correcte manier gebeurt.
o Via KYOsurveyIT krijgt u zicht op wat gebruikers denken af te drukken, kopiëren, faxen of scannen. Via het eindrapport kunt u aan de hand van de tevredenheid van de gebruikers nagaan of alles correct verloopt.
Technische beperkingen verhinderen u om het aantal toestellen te rationaliseren.
- Privacy bij vertrouwelijke afdrukken:
o Door hierover gerichte vragen te stellen kunt u bepalen of dit inderdaad een beperkende factor is en of dit overal nodig is, of slechts op sommige toestellen of diensten.
- Compatibiliteit van de apparaten:
o U krijgt via de webenquête een duidelijk beeld van welk type printers er vooral wordt gebruikt door de eindgebruikers, welke functies men gebruikt en of deze voldoen aan de behoeften van de eindgebruikers.
De centralisatie van netwerktoestellen is te complex om in te voeren.
o Via KYOsurveyIT krijgt u antwoord op vragen als: “Wat is de afstand tussen deze printer en uw computer?” en “Is dit te ver?” Zo weet U wat gebruikers aanvaardbaar vinden en kunt u de centralisatiegraad van netwerktoestellen binnen uw organisatie evalueren.
Impact op de gebruikers
In enkele minuten kunnen eindgebruikers hun mening geven over printers en MFP’s, en de manier waarop ze deze gebruiken. De impact op de medewerkers zal voelbaar zijn nadat u uw nieuwe printerstrategie invoert en de graad van tevredenheid stijgt!
Duurzame ontwikkeling
Door de verhoogde visibiliteit van de afdruk- en kopieerbehoeften van de eindgebruikers via deze webenquête kunt u deze behoeften beter afstemmen op de bestaande noden:
· rationalisatie van het aantal apparaten zal leiden tot een lager energiegebruik;
· minder verschillende modellen zal leiden tot een efficiënter beheer;
· beter opgeleide medewerkers zullen minder (opnieuw) afdrukken, wat leidt tot minder afval;
· de cyclische vernieuwing van uw park geeft u toegang tot nieuwe energiebesparende technologie.