Beschrijving:
KYOroute is een softwareoplossing voor het afdrukbeleidsbeheer (printing policy) van een onderneming. Deze innovatieve software beheert alle afdruktaken in het netwerk en verzendt deze conform vooraf bepaalde afdrukregels automatisch naar het meest geschikte toestel. Met KYOroute kunt u beslissen wie, wat, hoe en wanneer op welk toestel mag afdrukken. Het vermindert effectief de afdrukkosten en verhoogt de productiviteit.
Implementatie:
Er zijn twee componenten nodig voor de implementatie van KYOroute:
• KYOroute Control Layer Service - de server
• het beheerprogramma KYOroute (Admin tool)
Tijdens de installatie kan worden gekozen waar welke component moet worden geïnstalleerd.
Volgens de standaardinstelling worden beide geïnstalleerd, maar doorgaans zullen de KYOroute Server en Admin tool worden geïnstalleerd op de afdrukserver en de Admin tool op een IT-support-pc.
De Admin tool dient om de KYOroute-server te configureren en de afdrukbeleidsregels vast te leggen.
Om de Admin tool te gebruiken moet men beheerdersrechten voor de KYOroute-server hebben.
Systeemvereisten:
KYOroute-server: MS Windows® 2000 + SP3 (Professional of Server) / MS Windows® XP Professional / MS Windows® 2003 Server, Intel P4 2.2 GHz of hoger, 512MB RAM, 10MB beschikbare ruimte op de harde schijf voor de installatie, voldoende ruimte op de harde schijf voor de spoolfiles (bij voorkeur 10GB).
Om waarschuwingsberichten te kunnen ontvangen moet op de pc van de gebruiker Windows® Messenger zijn geïnstalleerd.
Om e-mails te ontvangen moet een SMTP-server beschikbaar zijn.
De server werkt als Windows Service.
KYOroute Admin: MS Windows® 2000 + SP3 (Professional of Server) / MS Windows® XP Professional / MS Windows® 2003 Server, Intel Pentium III 800 MHz of hoger, 128Mb RAM, 10Mb beschikbare ruimte op de harde schijf voor de installatie.
ROI:
Beter beheer van de afdrukkosten door het opleggen van kostenefficiënte afdrukregels waardoor aanzienlijke besparingen kunnen worden gerealiseerd:
· forceren van automatisch dubbelzijdig (duplex) afdrukken;
· voor interne documenten standaard tonerbesparingsmodus gebruiken;
· e-mails worden niet afgedrukt, of multi-up en monochroom (geen nutteloze meerkost door bv. ongewild afdrukken van e-mails in kleur);
· automatisch doorsturen van grote documenten naar MFP’s i.p.v. lokaal afdrukken;
· pop-ups om de gebruiker te informeren en sensibiliseren.
Deze oplossing biedt een antwoord op de volgende noden:
· Er wordt teveel afgedrukt op lokale toestellen, wat veel duurder is.
o Met KYOroute kunt u beslissen, wie, wat, hoe en wanneer op welk toestel mag afdrukken door taken om te leiden volgens een reeks van door u opgestelde regels.
· De gebruikers maken geen gebruik van stuurprogrammaopties om afdrukkosten te verminderen
(ontkleuren, verzenden in functie van het volume enz.).
o Met KYOroute kunnen stuurprogrammaopties die toelaten om afdrukkosten te verminderen, zoals duplex en multi-up (meerdere pagina’s op 1 pagina) standaard worden ingesteld voor vooraf bepaalde processen.
· Er zijn veel afdruktaken op duurder papier (voorbedrukt papier ...).
o Door de afdrukregels correct te bepalen wordt het duurder papier alleen gebruikt waar nodig (geen vergissingen meer in de keuze van papierlade).
· Afdrukken is te vervuilend.
o Met KYOroute kan het papierverbruik aanzienlijk worden beperkt door papierbesparende opties als duplex te gebruiken. Ook conversie naar PDF kan hier een oplossing bieden.
· U gebruikt te veel papier.
o U kunt opleggen om duplex en multi-up standaard te gebruiken en zo het papierverbruik verminderen.
· Het aantal kleurkopieën is niet meer onder controle.
o Door de optie “decolorisatie” kan worden opgelegd dat bepaalde afdruktaken (afkomstig van bepaalde programma’s, gebruikers of groepen) monochroom moeten worden afgedrukt.
Impact op de gebruikers:
Op een gebruiksvriendelijke manier kostenefficiënt afdrukken door het opgeleggen van afdrukregels maar met behoud van efficiëntie en alle functionaliteit op onze toestellen.
Duurzame ontwikkeling:
Bezorgdheid over de opwarming van de aarde, de ‘carbon footprint’ en andere milieukwesties zorgen ervoor dat mensen ‘groener’ gaan denken over de manier waarop ze werken en leven. De zogenaamde ‘groene issues’ worden beschouwd als drijvende kracht in Europa achter de formulering en planning van meer maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hoewel informatie tegenwoordig meestal elektronisch wordt vastgelegd, blijft papier in veel bedrijven een belangrijk onderdeel van de levenscyclus van een document.
De verschuiving naar softwareoplossingen kan voor veel organisaties een belangrijke rol spelen in de vermindering van hun paperverbruik. In het licht van de Europese gevoeligheid voor deze kwestie ziet InfoTrends dat steeds meer bedrijven softwareoplossingen als de meest doeltreffende manier zien om papierafval te beperken. (Bron: InfoTrends, december 2007)