Solution name: kYOfleetmanager

Beschrijving:

KYOfleetmanager is een complete oplossing voor het beheer van een Managed Print Services-infrastructuur die door KYOCERA wordt gehost. Deze oplossing biedt klanten en channel partners geavanceerde hulpprogramma’s om op afstand hun printer- en MFP-park van om het even welk merk te beheren: rapportering van tellerstanden, onderhouds- en tonermeldingen, integratie in helpdesktoepassingen enzovoort.

 

Tellerstanden van de toestellen kunnen automatisch worden geëxporteerd naar verschillende ERP-systemen, en gebruikers kunnen kiezen om al dan niet te worden gewaarschuwd voor een nakend tonertekort en andere onderhoudsmeldingen. Al deze gegevens worden verzameld door een Data Collection Agent, een stukje software dat de verzamelde informatie doorstuurt naar de KYOfleetmanager Server. Installatie kan eenvoudig worden uitgevoerd door uw eigen IT-afdeling. Uitlezen en beheren van de verzamelde informatie gebeurt uitsluitend via een webinterface en is dan ook overal toegankelijk.

 

Het systeem laat KYOCERA-partners toe om hun klanten beter te assisteren dankzij:

·         minimaliseren van kosten en tijd voor ondersteuning van toestellen door de eigen IT-afdeling;

·         “Single Point Of Contact” voor alle toestellen, met een hoog niveau van dienstverlening;

·         optimaliseren van uw printer- en MFP-park door een verhoogde visibiliteit waardoor consolidatie van toestellen mogelijk wordt gemaakt;

·         geautomatiseerd uitlezen van tellerstanden voor integratie in de clickcontracten;

·         proactieve levering van toner om hoge mate van beschikbaarheid van de toestellen te garanderen.


Implementatie:

Voor installatie van de Data Collection Agent:

·         Hardware: desktopcomputersysteem ingeschakeld 24/7 (hoeft geen dedicated systeem te zijn – installatie op de afdrukserver is een mogelijkheid).

·         Voor het raadplegen van rapporten en configureren van KYOfleetmanager is een computer met browser nodig.

 

Systeemvereisten:

Voor installatie van de Data Collection Agent:
• besturingssystemen: MS Windows 2000, MS Windows XP of MS Windows Server 2003
• netwerkkaart: 100 mbit of meer (systeem moet slechts één actieve netwerkkaart hebben)
• RAM: 256 MB of meer
• Microsoft .NET Framework 2.0 moet geïnstalleerd zijn


Netwerkvereisten :


• Poort 443 (HTTPS), 80 (HTTP) of 21 (FTP) moeten worden geopend voor automatische verzending van de verzamelde gegevens naar de KYOfleetmanagerserver.

 

ROI:

Volgens een recente studie uitgevoerd door ICM Research veroorzaken defecte toestellen bij de Europese bedrijven naar schatting 663 miljard euro overbodige kosten. Dit komt neer op gemiddeld 17 000 euro kosten per jaar per bedrijf. Dit kan met andere woorden als een ernstig probleem worden beschouwd, maar men is zich nog niet voldoende bewust van de gevolgen en kosten. De meest voorkomende problemen waardoor werknemers niet kunnen afdrukken zijn papierstoringen en lege toners.

Vaak laten medewerkers na om storingen te melden zodat de probleemoplossing vertraging oploopt waar heel wat collega’s de nadelige gevolgen van dragen. Een andere bevinding uit dezelfde studie is dat inefficiënt beheer van het printer- en MFP-park een bedrijf gemiddeld 82 000 euro per jaar kost. In grotere bedrijven kunnen de kosten oplopen tot 695 000 euro.

KYOCERA biedt met KYOfleetmanager een professioneel fleetbeheersysteem dat een oplossing bied voor deze problemen. Voor de prijs van ongeveer 100 euro per jaar beschikt uw bedrijf over alle geavanceerde functies van KYOfleetmanager (op basis van 10 beheerde toestellen) en vermijdt u onnodige en onvoorziene kosten.

 

Deze oplossing biedt een antwoord op de volgende noden:

*        De toestellen zijn te vaak of voor lange tijd niet beschikbaar (buiten garantie, beheertaken, slechte SLA ...).

o    Via KYOfleetmanager krijgt uw IT-reseller een melding zodra er zich een probleem voordoet met uw toestellen, wat hem in staat stelt proactief en snel te reageren.

*       Wat niet gemeten wordt, wordt niet beheerd. Het is moeilijk om te volgen wie wat, waar en wanneer afdrukt, kopieert, faxt of scant, en er vervolgens voor te zorgen dat alles op een correcte manier gebeurt.

o    Met KYOfleetmanager kan men perfect volgen hoeveel er wordt afgedrukt, gekopieerd, gefaxt of gescand en vervolgens controleren of alles op een correcte manier gebeurt.

o    Voor wie wil weten wie, wat, waar en wanneer afdrukt, kopieert, faxt of scant, zijn andere oplossingen, zoals KYOdiscoveryIT, KYOcontrol en Equitrac, beter geschikt.

*       Sommige contracten worden automatisch verlengd en de prijs per pagina is niet goed onderhandeld.

o    Door verhoogde visibiliteit van uw printer- en MFP-park bent u in staat uw contracten optimaal te beheren en kunt u aankopen groeperen en betere prijzen onderhandelen.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt afgedrukt.

o    Via KYOfleetmanager krijgt u via automatische rapporten een duidelijk overzicht van hoeveel er wordt afgedrukt.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt gekopieerd.

o    Via KYOfleetmanager krijgt u via automatische rapporten een duidelijk overzicht van hoeveel er wordt gekopieerd.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt gescand.

o    Via KYOfleetmanager krijgt u via automatische rapporten een duidelijk overzicht van hoeveel er wordt gescand.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt gefaxt.

o    Via KYOfleetmanager krijgt u via automatische rapporten een duidelijk overzicht van hoeveel er wordt gefaxt.

*       Er is te veel geld geïnvesteerd in tonervoorraden die misschien nooit zullen worden gebruikt.

o    Met KYOfleetmanager zijn alle gegevens beschikbaar om proactief toner te leveren in functie van het gebruik, waardoor de noodzaak verdwijnt om een voorraad aan te leggen. Dit levert u een aanzienlijke besparing op.

 

*       De materialen worden aangekocht, maar de budgetten verschillen van jaar tot jaar.

o    Door de verhoogde visibiliteit is het mogelijk om elk jaar exact uw kosten te begroten. Zo kunnen wij u helpen om uw behoeften beter af te stemmen op daarmee verbonden kosten.

*       Het aantal kleurenkopieën is niet meer onder controle.

o    KYOfleetmanager toont duidelijk wat er per toestel in kleur wordt afgedrukt/gekopieerd.

*       We willen betalen voor wat we verbruiken en stoppen met voorafbetalingen.

o    Met KYOfleetmanager kunt u in een systeem stappen waarbij u diensten niet jaren op voorhand betaalt, maar per afgedrukte pagina (clickcontract).

*       De kosten zijn onvoorspelbaar.

o    Met clickcontracten betaalt u een prijs per afgedrukte pagina. Door de rapportering en de historiek via KYOfleetmanager weet u op voorhand wat u zult betalen.

 

Impact voor de gebruikers:

·         Het maandelijks doorsturen van tellerstanden naar uw IT-partner voor clickcontracten gebeurt voortaan automatisch.

·         Proactieve tonerbevoorrading is nu mogelijk, waardoor de gebruikers al nieuwe toners ontvangen nog voor de oude leeg is.

·         Minder downtime door proactieve monitoring van onderhoudsmeldingen.

·         Meting van tellerstanden en onderhoudsmeldingen zijn volledig transparant en automatisch en vereisen geen software-installatie op lokale werkstations.

Duurzame ontwikkeling:

Door de verhoogde visibiliteit van de afdrukvolumes van de toestellen via deze oplossing kunt u de behoeften van eindgebruikers beter afstemmen op hun noden:

·         Door beter gebruik te maken van de afdrukinfrastructuur op basis van een nauwkeurig overzicht van geproduceerde volumes en gebruikte apparaten kunt u de geschikte toestellen op de juiste plaats installeren.

·         Rationalisatie van het aantal toestellen zorgt voor een lager energiegebruik en verhoogde efficiëntie.

·         Proactieve tonerlevering leidt tot minder verspilling en maakt het aanleggen van een voorraad overbodig.