Solution name: kYOeasyprint
Beschrijving:
KYOeasyprint 2.0 is gebruiksrviendelijke uitvoerbeheersoftware die afdrukworkflows versnelt en vereenvoudigt: met één afdrukopdracht worden verschillende documenten gegenereerd op verschillende printers en/of in verschillende bestandsindelingen. Met KYOeasyprint vervangt u niet alleen het gebruik van voorbedrukte documenten, maar kunt u tevens complexe afdrukworkflows van verschillende afdruktaken met verschillende instellingen beperken tot één eenvoudige afdruktaak. Een workflow moet maar een keer worden geconfigureerd als een afdrukwachtrij in KYOeasyprint 2.0 en kan dan met één klik opnieuw worden gebruikt.
Een KYOeasyprint 2.0 afdrukwachtrij kan bestaan uit een aantal afzonderlijke afdruktaken op verschillende printers, met alle mogelijke instellingen die door deze printers worden ondersteund.
KYOeasyprint 2.0 zorgt ervoor dat alle afdrukken precies worden afgedrukt waar ze nodig zijn zodat vaak terugkerende processtappen overbodig worden. Dit resulteert in tijdsbesparing en een verhoogde productiviteit.
Daarnaast kunnen overlays, watermerken en tabbladen dynamisch worden toegevoegd aan de afdruktaken zodat alle zakelijke documenten intern kunnen worden afgedrukt.
Implementatie:
KYOeasyprint 2.0 wordt geleverd met een dongle en toepassing op cd-rom.
KYOeasyprint 2.0 is alleen beschikbaar als serverlicentie. Deze servereditie wordt centraal geïnstalleerd op bijvoorbeeld de afdrukserver. De KYOeasyprint 2.0-afdrukwachtrijen moeten worden gedeeld, waardoor iedere gebruiker er toegang toe heeft vanaf zijn computer. Er zijn geen extra werkstationlicenties nodig. De instellingen van de afdrukwachtrijen worden centraal beheerd door de KYOeasyprintbeheerder. De gebruikers kunnen de instellingen voor de afdrukwachtrijen alleen raadplegen.
Systeemvereisten:
MS Windows 2000 / XP /
Internet Explorer 6.0 of hoger.
Opmerking: omvang van de printspools en het aantal dat gelijktijdig moeten worden verwerkt brengt uiteenlopende hardwarevereisten mee.
ROI:
Omdat KYOeasyprint 2.0 documentuitvoerworkflows vereenvoudigt en helpt bij het verhogen van de productiviteit, draagt het bij tot een vermindering van de kosten in het algemeen. Door altijd op het juiste papier af te drukken zal er minder afval zijn en zullen kosten lager uitvallen.
· Met KYOeasyprint 2.0 hebt u geen voorbedrukt briefpapier of formulieren meer nodig, wat een aanzienlijke kostenbesparing oplevert (wijzigingen aan deze documenten kunnen rechtstreeks centraal worden gedaan voor alle eindgebruikers).
· Er zijn veel minder papiercassettes nodig per toestel.
· Er wordt niet meer afgedrukt op de verkeerde papiersoort.
· Bovendien levert deze workflow een aanzienlijke tijdsbesparing op voor de gebruiker.
· Aankoop, opslag en beheer van voorbedrukt briefpapier en formulieren is een kostenintensief proces.
· Bij inhoudelijke wijzigingen in deze documenten moet de bestaande voorraad worden vernietigd en vervangen.
· Met KYOeasyprint 2.0 kunt u heel wat kosten besparen door elektronische distributie en archivering: automatisch afdrukken van documenten in een andere vestiging, automatisch faxen en integratie met documentbeheersystemen zoals DocuWare.
Deze oplossing biedt een antwoord op de volgende noden:
Gebruikers vinden dat complexe afdruktaken teveel tijd in beslag nemen.
o Door alle complexiteit meteen in de workflow in te bouwen verlopen ze voor gebruikers even eenvoudig en snel als een normale afdruktaak.
Gebruikers vinden dat de afdrukstuurprogramma’s te complex zijn.
o KYOeasyprint maakt afdrukken eenvoudig door de verschillende opties van de printerstuurprogramma’s te combineren in een gebruiksvriendelijke workflow.
Er zijn veel afdruktaken op duurder papier (voorbedrukt papier ...).
o Door de afdrukregels correct te bepalen wordt duurder papier alleen gebruikt waar nodig.
Documenten uit software zonder opmaakmogelijkheden opnieuw opmaken is erg tijdrovend.
o Een workflow in KYOeasyprint kan documenten uit software zonder opmaakmogelijkheden bewerken.
Er wordt veel tijd geïnvesteerd in de ondersteuning van gebruikers die vergeten zijn hoe ze de toestellen
moeten bedienen. (De helpdesk moet er regelmatig op wijzen hoe bepaalde taken moeten worden uitgevoerd.)
o Gebruikers hoeven ingewikkelde taken niet te onthouden, workflows kunnen dit automatisch overnemen.
Documenten die worden afgedrukt in bepaalde toepassingen leveren geen goed resultaat op.
o Door een workflow zodanig in te stellen dat gebruikers geen opties hoeven in te stellen, wordt een optimale afdrukkwaliteit gegarandeerd.
Afdrukken is te vervuilend.
o Met KYOeasyprint kan het papierverbruik aanzienlijk worden beperkt door middel van papierbesparende opties zoals dubbelzijdig en multi-up (meerdere pagina’s op 1 pagina) afdrukken. Ook converteren naar PDF voor digitale opslag kan een oplossing bieden.
U gebruikt te veel papier.
o U kunt een workflow zo opzetten dat dubbelzijdig en multi-up afdrukken standaard zijn ingesteld waardoor het papierverbruik afneemt.
Impact voor de gebruikers:
KYOeasyprint 2.0 zorgt ervoor dat alle afdrukken worden afgedrukt waar ze nodig zijn zodat terugkerende processtappen overbodig worden. Dit resulteert in een tijdsbesparing en productiviteitstoename.
Gebruikersopleiding is niet nodig aangezien de workflow centraal wordt beheerd door de KYOeasy-afdrukbeheerder.
Duurzame ontwikkeling:
Door het verbeterde gebruiksgemak voor de eindgebruikers dankzij deze oplossing kunt u behoeften beter afstemmen op bestaande noden:
· efficiënte afdrukregels definiëren in functie van de gebruikte toepassing, documenten en eindbestemming;
· alle afdrukken worden afgedrukt precies waar ze nodig zijn, zodat vaak terugkerende processtappen overbodig worden, wat resulteert in tijdsbesparing, productiviteitstoename en minder afval omdat er minder fouten worden gemaakt;
· voorbedrukte formulieren zijn niet langer nodig;
· aanzienlijk minder kosten en een geringere milieu-impact voor de distributie van documenten.