Solution name: kYOdiscoveryIT
Beschrijving
Het verzamelen van afdrukgerelateerde informatie over uw printers, afdrukvolumes, gebruikers en/of toepassingen die output genereren is geen eenvoudige opdracht. Men wordt heel vaak geconfronteerd met verschillende hardware, technologieën en connectiviteit. Deze oplossing zal u helpen om deze taak zo snel mogelijk uit te voeren, met zo weinig mogelijk “intrusie”. Ze levert u bovendien een schat aan informatie op waarop u uw kritische beslissingen kunt baseren.
Onze oplossing vereist geen enkele installatie op lokale werkstations of afdrukservers voor het verkrijgen van deze waardevolle informatie. Toch zijn we in staat om de afdrukactiviteit van zowel lokale als met het netwerk verbonden printers in kaart te brengen! Voor het eerst krijgt u informatie in één en hetzelfde rapport over zowel netwerkprinters als via USB en parallel aangesloten toestellen.
Zonder deze gegevens kunt u onmogelijk intelligente managementbeslissingen nemen over de optimalisatie van uw printeromgeving!
Implementatie
· De installatie van de software op één van de netwerk-pc’s
· Aanleveren van de reeks IP-adressen of hostnamen waarop moet worden “gezocht“ om de afdrukgegevens terug te vinden.
· “Scannen“ belast het netwerk niet onnodig aangezien het als een vooraf geplande taak wordt uitgevoerd en dus niet continu de werkstations of servers ‘ondervraagt‘.
Systeemvereisten
KYOdiscoveryIT werkt op pc’s met alle MS Windows-versies vanaf MS Windows 2000.
Kosten
De analyse van uw reële kosten is een optionele service, waarvoor bijkomende kosten worden aangerekend.
U hebt genoeg aan vijf minuten opzoekwerk per apparaat om de nodige contractgegevens aan uw IT-verkoper te kunnen verstrekken.
ROI
Zelf een systeem opzetten voor de verzameling van alle afdrukgerelateerde informatie over uw printers, afdrukvolumes, gebruikers en/of toepassingen die output genereren is een tijdrovende bezigheid en is erg duur.
Aan de hand van het resultaat van de analyse van deze audit kunt u uw huidig printerpark rationaliseren en heel wat besparen. Een doorgedreven optimalisatie kan algauw leiden tot een besparing van 30 à 40 % ten opzichte van uw huidige kosten.
Deze oplossing biedt een antwoord op de volgende noden:
De huidige budgetten laten niet toe om aan de behoeften te voldoen.
o Zelf afdrukgerelateerde informatie verzamelen over uw printers, afdrukvolumes, gebruikers en/of toepassingen die output genereren zou u maanden kosten. U wordt immers geconfronteerd met verschillende hardware, technologieën en connectiviteit. KYOCERA neemt deze complexe en tijdrovende taak van u over met KYOdiscoveryIT , en dat met zo weinig mogelijk “intrusie”. U hebt genoeg aan een dag om de eindanalyse te bestuderen, wat neerkomt op een aanzienlijke besparing in tijd en kosten.
o KYOdiscoveryIT geeft u een duidelijk overzicht van wie, wat, waar en wanneer afdrukt. Met de verhoogde visibiliteit die u op deze manier krijgt, kunt u het afdrukgedrag van uw eindgebruikers beter in kaart brengen en zo uw huidig afdrukbudget beter aanwenden en eventueel verlagen.
Er zijn te veel verschillende apparaten waarmee de gebruikers onvoldoende vertrouwd zijn, en die ze dus niet altijd correct gebruiken.
o Op basis van KYOdiscoveryIT en KYOanalyserIT krijgt u een duidelijk zicht op de variëteit aan apparaten en de medewerkers die er gebruik van maken.
o Als U graag wil weten of de gebruikers voldoende vertrouwd zijn met de toestellen, en of ze deze al dan niet correct gebruiken, KYOsurveyIT is hiervoor het meest geschikte programma.
Er zijn teveel gebruikers per apparaat, waardoor wachtrijen ontstaan en de apparaten overbelast kunnen raken.
o Via KYOdiscoveryIT krijgt u een duidelijke overzicht over onder meer het aantal gebruikers per apparaat, de productiepieken enz.
Zo kunt u nagaan of dit niet teveel wordt, waardoor er wachtrijen ontstaan en de apparaten overbelast raken. Dit kan ook nagegaan worden met programma’s als KMnet Viewer en KMnet Admin.
Afdrukken gaat te traag.
o Uit de rapporten van KYOdiscoveryIT kan men de toestellen detecteren die overbelast zijn.
Wat niet gemeten wordt, wordt niet beheerd. Het is moeilijk om te volgen wie wat afdrukt, kopiëert, faxt of scant, en waar en wanneer, en er vervolgens voor te zorgen dat alles op een correcte manier gebeurt.
o Via KYOdiscoveryIT krijgt u via de beveiligde webinterface of via de rapporten zicht op wie wat, waar en wanneer afdrukt.
o Met andere programma’s zoals KMnet Viewer en Kmnet Admin kan men controleren of dit op een correcte manier gebeurt.
Ik zoek een economische oplossing die mij zicht geeft op het afdrukvolume van lokale printers (// en USB).
o KYOdiscoveryIT is een toepassing die u toont wie wat, waar en wanneer afdrukt, zowel voor netwerkapparaten als via USB en parallel aangesloten toestellen.
Het is moeilijk om de gebruikers te sensibiliseren voor de afdrukkosten, want er zijn helemaal geen gegevens beschikbaar over de volumes per gebruiker voor afdrukken, kopiëren, scannen en faxen
o Met KYOdiscoveryIT krijgt u duidelijke gegevens over de afdrukvolumes in uw bedrijf. Met deze gegevens kan men dan de gebruikers sensibiliseren voor de kostprijs die ermee is verbonden.
Auditprogramma's om volgende zaken te controleren zijn te duur:
- de afdrukvolumes en -gewoontes per gebruiker
- de afdrukvolumes van lokale printers (// en USB)
- de volumes per toepassing – gebruikers – toestellen
- de productiepieken (uur / dag / volumes / job / titel)
- de bandbreedte voor netwerkverkeer bij afdrukken
- de afdrukfrequentie van de belangrijkste documenten in mijn bedrijf
- het aantal gebruikers per printer"
o Met KYOdiscoveryIT hebt u een oplossing die u informatie bezorgt over afdrukvolumes en gewoontes van gebruikers, voor zowel lokale als met het netwerk verbonden toestellen.
Het programma toont ook productiepieken en de afdrukfrequentie van documenten.
De centralisatie van netwerktoestellen is te complex om in te voeren.
o Met KYOdiscoveryIT krijgt u gegevens over bijvoorbeeld het aantal gebruikers per toestel. Dit is handig bij centralisatie van netwerktoestellen binnen uw organisatie omdat men dan over meetgegevens beschikt. Samen met de gegevens van KYOsurveyIT over onder meer afstanden tot de verschillende toestellen heeft men alle gegevens om te kunnen beslissen welke toestellen men het gemakkelijkst kan consolideren.
Een systeem dat de kosten per gebruiker beheert is te duur.
o Zelf een systeem opzetten om de kosten per gebruiker te beheren kost veel tijd en geld.
o Met dit auditprogramma krijgt men zicht op de ROI van de installatie van een programma dat dergelijke fijnmazige facturatie toelaat.
Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt afgedrukt.
o Via KYOdiscoveryIT krijgt u een duidelijk overzicht van wat er wordt afgedrukt.
Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt afgedrukt en door wie.
o Via KYOdiscoveryIT krijgt u een duidelijk overzicht van wat er wordt afgedrukt en door wie.
De documentvolumes worden niet geregistreerd en gevolgd van maand tot maand, noch per toepassing, noch per gebruiker.
o Met KYOdiscoveryIT beschikt u over een auditprogramma dat afdrukvolumes registreert per gebruiker en per apparaat. Uw IT-verkoper en/of Kyocera kan u hierover meer uitleg geven.
Impact voor de gebruikers
Er is geen impact voor de eindgebruikers aangezien de installatie op een afzonderlijke pc in het netwerk gebeurt.
Duurzame ontwikkeling
Dankzij de verhoogde visibiliteit van het afdrukgedrag van de eindgebruikers via deze oplossing, kunt u hun behoeften beter afstemmen:
· beter gebruik van de afdrukinfrastructuur op basis van de actuele behoeften (opnieuw plaatsen van apparaten in functie van productiepieken).
· Efficiënte “afdrukregels” definiëren in functie van de gebruikte toepassingen, documenten en eindgebruikers.
· Rationalisatie van het aantal apparaten zal leiden tot een lager energiegebruik.