Solution name: kYOcapture
Beschrijving:
Scannen is binnen de moderne onderneming niet meer weg te denken. Het is een standaard onderdeel geworden van veel bedrijfsprocessen in de kantooromgeving. Scannen is echter slechts een deel van het verhaal: zodra alle documenten zijn omgezet in digitale gegevens, moeten ze ook nog worden verwerkt.
KYOCERA biedt met KYOcapture naast uitgebreide scanmogelijkheden ook aanvullende software die uw bedrijfsprocessen sneller en efficiënter maken.
Hoe georganiseerd uw kantoor ook is, facturen en andere belangrijke kantoordocumenten worden vaak aangeleverd op papier of in een formaat dat moeilijk in uw bedrijfsproces is te integreren. Het kost veel tijd en geld om die documenten te converteren, te indexeren en te organiseren zodat ze op de juiste plaats in uw toepassing kunnen worden opgeslagen. Effectieve en eenduidige automatisering van uw bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk toeneemt en de operationele kosten dalen. Deze elementen dragen bij tot een verhoogde efficiëntie binnen uw bedrijf.
Implementatie:
Om een KYOcaptureworkflow te implementeren kan uw systeembeheerder een “capture workflow” op de server definiëren met behulp van de gebruiksvriendelijke KYOcapture Process Designer. Deze Process Designer maakt eenvoudige ontwikkeling en configuratie van de meest complexe documentworkflowprocessen mogelijk binnen enkele minuten.
De Process Designer heeft een eenvoudig te gebruiken gebruikersinterface. Zo kan men “capture”- en “routing”-componenten uit een menu kiezen, naar de workflow slepen, en functies zoals OCR, ICR, barcodeherkenning en andere functies toevoegen.
Nadat de capture workflow geïnstalleerd en geconfigureerd is, draait het als achtergrondtaak op de server. Eindgebruikers kunnen nu vanop het bedieningspaneel van de MFP, met één druk op de knop, documenten rechtstreeks in een workflow scannen en automatisch laten verwerken.
Systeemvereisten:
Ondersteunde besturingssystemen:
· MS Windows 2000 Workstation en Server / MS Windows XP Pro / MS Windows Vista / MS Windows 2003 Server 32/64-bit
· MS Windows 2008 Server 32/64-bit
· Het gebruik van Windows Server-besturingssystemen is sterk aanbevolen.
Verplichte onderdelen in Windows:
· .NET Framework 1.1.4322 en 2.0.50727
· Internet Information Server
Onderstaande tabel toont richtlijnen voor hardwarevereisten voor KYOcapture in kleine, middelgrote en grote implementaties:
|
|
Small |
Medium |
Large |
|
CPU |
Single Desktop CPU 2 GHz or more |
XEON or Opteron CPU 2 MB or more 2nd level cache 1 or 2 CPUs / cores |
XEON or Opteron CPU 2 MB or more 2nd level cache Multiple CPU or Cores |
|
RAM |
1 GB |
2 to 4 GB |
4 GB or more |
|
HDD |
5 GB |
10 GB |
50 GB |
|
Network |
100 Mbit |
100 Mbit / 1 Gbit |
1 Gbit |
|
Use |
Small Branch Office |
Small to medium branch office MFP hub server |
Single Processing slave |
ROI:
Met KYOcapture kan de eindgebruiker eenvoudig scannen door via snelkiestoetsen op het bedieningspaneel van de MFP gebruiksvriendelijke bedrijfsprocessen op te roepen, wat veel efficiënter is. Het beschikbaar stellen van digitale documenten draagt bij tot een veel kleiner risico op het verlies van belangrijke documenten. Met de integratie van KYOcapture en DocuWare beschikt uw bedrijf over een complete oplossing voor documentbeheer tegen een erg concurrentiële prijs.
Deze oplossing biedt een antwoord op de volgende noden:
Documenten scannen is niet eenvoudig.
o Met KYOcapture kunt u erg complexe scantaken in eenvoudig te gebruiken scanworkflows omzetten, wat voor gebruikers een productiviteitstoename en groter gebruiksgemak meebrengt.
Digitaliseren en archiveren van binnenkomende documenten is te complex voor de gebruikers.
o Met de workflows van KYOcapture kunnen gebruikers binnenkomende documenten digitaliseren en archiveren met handige snelkiestoetsen op het bedieningspaneel van de MFP.
Impact voor de gebruikers:
Meer efficiëntie voor eindgebruikers door de eenvoudige integratie van scanprocessen in documentgerelateerde bedrijfsprocessen (binnenkomende post, goedkeuringen van facturen en digitaal archiveren).
Duurzame ontwikkeling:
Dankzij de digitale verwerking van documenten met KYOcapture zal er minder papier worden verbruikt, wat resulteert in een lager verbruik van natuurlijke hulpbronnen en een kleiner volume van niet-recycleerbare materialen.