Solution name: kYOanalyserit

Beschrijving 

KYOanalyserIT is een audit op basis van een USB-stick die uw IT-integrator tijdens de auditfase van uw afdrukomgeving zal gebruiken om onderzoek te doen naar de papiervolumes die op uw netwerkapparaten worden afgedrukt, gefaxt, gekopieerd en gescand (functies zijn beschikbaar in zoverre de geauditeerde toestellen dit toelaten). KYOanalyser IT omvat tevens een dienst die u toelaat om in uw park contracten op een proactieve manier te beheren. Zo kunnen wij op basis van een analyse van uw contracten (einddata) u op de hoogte houden van de evolutie van uw park en te gepasten tijde voorstellen doen om toestellen waarvan de contracten zijn vervallen te vervangen. Er zullen twee kleine netwerkaudits worden uitgevoerd met een tussentijd van één maand. Dit zal uw IT-integrator in staat stellen om het aantal pagina’s op jaarbasis te berekenen. Als u dat wenst kunnen wij ook een financiële doorlichting uitvoeren.

Implementatie

1.       Verzameling van de informatie over met het netwerk verbonden apparaten op basis van een bereik van IP-adressen

2.       De toepassing wordt direct opgestart vanaf de USB-stick

3.       Verzameling van de gegevens (inclusief sommige opties) van elk met het netwerk verbonden apparaat

4.       Interview met de aankoopverantwoordelijke over de contracten, inclusief verzamelen van informatie over huurprijzen, onderhoudscontracten, prijzen per click etc.

Systeemvereisten

De USB-stick wordt aangesloten op een pc die met uw netwerk is verbonden . Dit zal meestal een pc in de IT-afdeling zijn aangezien deze afdeling beschikt over de nodige toegangsrechten op de aangesloten apparatuur.

Kosten + Resultaat

Deze audit is volledig gratis, met uitzondering van de optionele analyse van de contractuele voorwaarden van de reeds geïnstalleerde apparaten. Het rapport dat u van KYOCERA krijgt na de uitvoering van de audit en de interviews met de aankoopverantwoordelijke omvat een gedetailleerd overzicht van de apparaten in uw omgeving (per merk, model, volume enz.) en geeft u een idee van de acties die ondernomen moeten worden voor de vervanging van uw apparaten op de vervaldag van de contracten.

De informatie die u mag verwachten is als volgt onderverdeeld:

·         installatieadres per apparaat (lokaal/adres)

·         IP-adres, hostnaam op het netwerk, MAC-adres

·         alle beschikbare pagecounters

·         alle volumes: kleur, zwart/wit, scans, kopieën, faxen (in zoverre beschikbaar)

·         beschikbare opties (duplex)

·         aankoop- en/of huurgegevens

·         voorwaarden per contract/leverancier

·         kostanalyse

Return On Investment

Meterstanden opnemen, noteren en een inventaris maken van het printerpark, contracten analyseren, einddata van contracten in het oog houden om automatische verlengingen te voorkomen …. het is een erg tijdrovende taak. Meestal gaat dat als volgt in de praktijk: samen met iemand van de IT-afdeling worden alle apparaten gecontroleerd, wordt een rapport met de tellerstanden van de apparaten afgedrukt en worden nadien al deze gegevens manueel in een database of spreadsheet ingevoerd en aan de contracten gekoppeld. Deze acties moet u dan minstens twee maal uitvoeren om een idee te krijgen van de volumes. Daarop moet u eventueel opzegbrieven versturen naar de leveranciers om automatische verlengingen te voorkomen. De kosten hiervoor worden al gauw geraamd op € 20 per toestel per jaar. Met de KYOanalyserIT -service van KYOCERA is dit allemaal verleden tijd.

Kosten met KYOanalyserIT

Inventarisatie en opname van tellerstanden gebeurd in enkele minuten. De gegevens worden automatisch opgeslagen in een csv-bestand, dus geen extra werk om de gegevens in een spreadsheet in te voeren. Na een tweede netwerkscan volgt de consolidatie van de gegevens in een rapport met een duidelijk overzicht van de contracten (via optionele analyse).

Deze oplossing is een antwoord op volgende noden:

*       Er zijn te veel verschillende apparaten waarmee de gebruikers onvoldoende vertrouwd zijn, en die ze dus niet altijd correct gebruiken.

o    Op basis van KYOanalyserIT krijgt u zicht op de gebruikte apparaten en hun opties.

o    Met een bijkomende oplossing, KYOsurveyIT , krijgt u aan de hand van gerichte vragen duidelijk zicht op het gebruik van de toestellen en opties, of deze opties volgens de gebruikers aan de behoeften voldoen, of er voldoende informatie voorhanden is (opleiding, onlinedocumentatie, zelfstudie) en de eventuele nood aan extra training bij de gebruikers.

*       Afdrukken gaat te traag.

o    Met KYOanalyserIT krijgt u een lijst met de afdruksnelheid van de in uw organisatie gebruikte toestellen en kan worden nagegaan of dit nog voldoet aan de behoeften.

*       Wat niet gemeten wordt, wordt niet beheerd. Het is moeilijk om te volgen wie wat afdrukt, kopieert, faxt of scant, en waar en wanneer, en er vervolgens voor te zorgen dat alles op een correcte manier gebeurt.

o    Via KYOanalyserIT krijgt u zicht op hoeveel er wordt afgedrukt, gekopieerd, gefaxt of gescand.

o    Voor wie wil weten wie, wat, waar en wanneer afdrukt, kopieert, faxt of scant, en of dat op een correcte manier gebeurt, zijn er andere oplossingen, zoals KYOdiscoveryIT, KYOcontrol en Equitrac die beter geschikt zijn voor deze taak.

*       Sommige contracten worden automatisch verlengd en de prijs per pagina is niet goed onderhandeld.

o    Door het overzicht dat wij voor u maken, krijgt u volledige visibiliteit over de vervaldata van uw contracten. Door deze informatie optimaal te beheren kunt u op die manier aankopen groeperen en betere prijzen bekomen.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt afgedrukt.

o    Via KYOanalyserIT krijgt u een nauwkeurig overzicht van de geproduceerde volumes, eventueel aangevuld met een permanente oplossing via KYOfleetmanager zodat u altijd over de meest actuele gegevens beschikt (integratie met helpdesk, automatisch leveren van toner enz. ook mogelijk).

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt gekopieerd.

o    Via KYOanalyserIT krijgt u een nauwkeurig overzicht van wat er wordt gekopieerd.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt gescand.

o    Via KYOanalyserIT krijgt u een nauwkeurig overzicht van wat er wordt gescand.

*       Het is complex en duur om te weten hoeveel er wordt gefaxt.

o    Via KYOanalyserIT krijgt u een nauwkeurig overzicht van wat er wordt gefaxt.

*       De materialen worden aangekocht, maar de budgetten verschillen van jaar tot jaar.

o    Door de visibiliteit van de huidige contacten en de transparantie die KYOCERA u biedt, is het mogelijk om elk jaar uw kosten exact te begroten. Wij zorgen voor een optimale afstemming van uw behoeften op de daarmee verbonden kosten.

Impact voor de gebruikers

Door de zeer snelle analyse van alle netwerkprinters is er hoegenaamd geen impact op de gebruikers. Via het netwerk “scannen” we de apparaten en halen we de belangrijkste informatie op.

Duurzame ontwikkeling

Door de verhoogde visibiliteit van de afdruk- en kopieerbehoeften van de eindgebruikers via deze webenquête kunt u deze behoeften beter afstemmen op de bestaande noden:

·         beter gebruik van de afdrukinfrastructuur op basis van een nauwkeurig overzicht van de geproduceerde volumes, de gebruikte apparaten en hun opties,

·         rationalisatie van het aantal apparaten zal leiden tot een lager energiegebruik.